Rechnungen mit KI schreiben – so geht’s
Rechnungen schreiben ist für viele Selbstständige ein notwendiges Übel. Es kostet Zeit, Nerven und oft auch Geld, wenn Fehler passieren. Doch mit KI-Tools lässt sich dieser Prozess stark vereinfachen. Hier zeige ich dir, wie du in 10 Minuten eine fertige Rechnung erstellst – ohne Buchhalter-Wissen.
Schritt 1: Die Basisdaten eingeben
Du brauchst nur drei Dinge: den Namen des Kunden, die Leistung und den Betrag. Das reicht schon. Moderne Buchhaltungssoftware wie Lexoffice oder SevDesk nutzt KI, um den Rest automatisch zu ergänzen.
Ein Beispiel: Du schreibst „Rechnung für Grafikdesign, 900 Euro netto, Kunde Anna Schmidt“. Die KI füllt dann folgende Felder aus:
- Rechnungsnummer (fortlaufend)
- Datum (aktuell)
- Mehrwertsteuer (automatisch berechnet)
- Deine Firmenadresse (vorab hinterlegt)
- Zahlungsbedingungen (z. B. „14 Tage netto“)
Schritt 2: Die Rechnung prüfen
Die KI macht vieles automatisch, aber du solltest trotzdem kurz prüfen. Achte besonders auf:
- Korrekte Kundendaten (Name, Adresse)
- Richtige Beträge (Netto, MwSt, Brutto)
- GoBD-Konformität (z. B. fortlaufende Rechnungsnummern)
Falls etwas nicht stimmt, kannst du es manuell anpassen. Die meisten Tools speichern deine Änderungen für zukünftige Rechnungen.
Schritt 3: Absenden und archivieren
Sobald alles passt, schickst du die Rechnung per E-Mail oder Druck. Die KI-Tools archivieren sie automatisch – GoBD-konform und ohne zusätzlichen Aufwand. Du musst dich um nichts mehr kümmern.
Welche Tools eignen sich?
Nicht alle Buchhaltungsprogramme haben KI-Integrationen. Hier ein paar Empfehlungen für den DACH-Raum:
- Lexoffice: Einfach zu bedienen, gute KI-Unterstützung, GoBD-zertifiziert.
- SevDesk: Ideal für Kleinunternehmer, kostenlose Testversion verfügbar.
- Datev Unternehmen online: Für größere Unternehmen mit Steuerberater-Anbindung.
Fazit: Mehr Zeit für das Wesentliche
Mit KI sparst du dir stundenlanges Rechnungen-Schreiben. Die Tools übernehmen die lästigen Details, und du kannst dich auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren. Probier’s aus – die ersten Rechnungen sind oft kostenlos.
Solche Praxis-Einblicke teile ich regelmäßig auf echtjetztki.at.
