Ein nicht erschienener Termin kostet dich doppelt. Einmal die blockierte Zeit, die du niemand anderem gegeben hast. Und einmal das Gespräch, das vielleicht ein Auftrag geworden wäre. Bei Coaches und Beratern, die von Erstgesprächen leben, summiert sich das schnell.
Die gute Nachricht: No-Shows sind selten böse Absicht. Meistens ist es schlicht vergessen. Der Termin lag fünf Tage zurück, dazwischen lag ein voller Alltag, und am Morgen war er aus dem Kopf. Genau hier kannst du ansetzen, ohne aufdringlich zu wirken.
Was verlässlich hilft, ist eine Kette aus freundlichen Erinnerungen statt einer einzigen Bestätigung. Konkret:
- Sofort nach der Buchung eine kurze Bestätigung mit Datum, Uhrzeit und dem Link. Damit der Termin sauber im Kalender landet.
- 24 Stunden vorher eine Erinnerung, die nicht nur den Termin nennt, sondern auch kurz sagt, was der andere davon hat. Ein Satz zum Nutzen reicht.
- Etwa zwei Stunden vorher eine letzte kurze Nachricht mit dem direkten Link zum Gespräch.
Den Text dieser drei Nachrichten musst du genau einmal schreiben. KI hilft dir, drei freundliche Varianten zu entwerfen, die nicht nach Automat klingen, sondern nach dir. Danach läuft die Kette für jeden neuen Termin gleich ab.
Wichtig ist der Ton. Eine Erinnerung soll wie ein hilfsbereiter Hinweis wirken, nicht wie eine Mahnung. Biete in der 24-Stunden-Nachricht aktiv die Möglichkeit zum Verschieben an. Ein ehrlich verschobener Termin ist dir lieber als ein stiller No-Show, denn den verschobenen kannst du noch gewinnen.
Miss nach zwei Wochen, wie viele Termine tatsächlich stattfinden. Allein die zweite und dritte Erinnerung holen oft spürbar mehr Leute ans Gespräch zurück, ohne dass du einen Finger mehr rührst.
